Overleg met de OR

Welke rechten heeft de OR bij de arbeidsomstandigheden?

Artikel 27 van de Wet op de Ondernemingsraden geeft de OR instemmingsrecht als je als werkgever een regeling op het gebied van arbeidsomstandigheden invoert, intrekt of wijzigt. Dit recht geldt ook voor de Personeel Vertegenwoordiging (PVT) in kleine bedrijven. Dit instemmingsrecht (een soort vetorecht van de OR)  is van toepassing op elk moment dat de werkgever ‘keuzevrijheid’ (beleidsruimte) heeft bij zijn arbeidsomstandighedenbeleid. De Arbowet 1998 geeft aan dat het instemmingsrecht van toepassing is op de keuze van de arbodienst en de inhoud van het contract met de arbodienst. Dit geldt als je als werkgever zelf speelruimte hebt: artikel 14 van de Arbowet geeft namelijk de minimumtaken aan, waarvoor de werkgever wettelijk verplicht is een contract met de arbodienst af te sluiten.

Overleg met de OR door 1voud Arbo

Als werkgever ben je natuurlijk primair verantwoordelijk voor een goede betrokkenheid van de OR bij het Veiligheids-, Gezondheids- en Welzijns- (VGW)beleid. Maar als je aangesloten bent bij 1voud Arbo, dan helpen we je graag om de samenwerking en communicatie verder te verbeteren en structureel te maken door periodiek overleg te hebben met je OR. Voordeel hiervan is dat we je OR helpen de kwaliteit van de medezeggenschap binnen je bedrijf te verbeteren. We zorgen voor continuïteit van het overleg. Voor ons als arbodienst is het voordeel dat we informatie over het beleid en de uitwerking van de onderwerpen veiligheid, gezondheid en welzijn krijgen en daardoor snel kunnen inspelen op de laatste ontwikkelingen.

Hoe werkt 1voud Arbo samen met je OR?
Om een goed onderling contact te realiseren tussen 1voud Arbo en de OR, wijzen beiden een vaste contactpersoon aan.

De samenwerking tussen 1voud Arbo en je OR bestaat onder meer uit:

• de keuze van en het contract met 1voud Arbo
• overleg tussen de OR en 1voud Arbo;
• informatie-uitwisseling tussen de OR en 1voud Arbo;
• klachtenprocedure;
• privacy.

Hieronder lees je wat dit precies inhoudt.

De keuze van en het contract met 1voud Arbo

Als de OR het wil of als dit contractueel is vastgelegd, kunnen de werkzaamheden van 1voud Arbo voor het bedrijf een keer per jaar door de OR worden geëvalueerd. Als de werkgever een nieuw contract afsluit met 1voud Arbo, stelt 1voud Arbo de OR hiervan op de hoogte. De werkgever is ervoor verantwoordelijk om de inhoud van het contract aan de OR te communiceren. De OR is hierdoor in staat om een gefundeerd oordeel te geven over het beleid, het functioneren van 1voud Arbo en de inhoud van het contract. Bestaande contracten worden stilzwijgend verlengd. 

Overleg tussen de OR en 1voud Arbo

Op verzoek van de OR is 1voud Arbo beschikbaar voor overleg. Als er deskundigen van 1voud Arbo bij dit gesprek aanwezig zijn, worden hiervoor kosten in rekening gebracht. Deze kosten worden vooraf door 1voud Arbo gecommuniceerd.

Informatie-uitwisseling tussen de OR en 1voud Arbo

1voud Arbo en de OR verklaren allebei dat zij bereid zijn om op elk moment relevante en noodzakelijke informatie uit te wisselen. 1voud Arbo garandeert dat alle correspondentie met de directie van het bedrijf, over de uitgebrachte rapporten en adviezen, direct en op hetzelfde moment bij de OR terechtkomen. Dit geldt alleen niet als de informatie gaat over individuele personen of als de privacy-voorschriften dit niet toestaan.

Klachtenprocedure

1voud Arbo heeft een klachtenreglement opgesteld, waar ook individuele werknemers gebruik van kunnen maken. De meest actuele versie van het klachtenreglement is te vinden op de website van 1voud Arbo. De OR zorgt ervoor dat dit klachtenreglement bij de medewerkers van het bedrijf bekend wordt gemaakt.

Privacy

1voud Arbo heeft een privacyreglement. Dit reglement voldoet aan de Algemene Verordening gegevensbescherming (AVG). De meest actuele versie van het privacyreglement is te vinden op de website van 1voud Arbo. Om de privacy van individuele werknemers te beschermen, verstrekt 1voud Arbo geen rapporten of andere informatie die de privacy van individuele werknemers niet kan borgen. Praktisch betekent dit bijvoorbeeld dat er geen rapportages worden opgesteld voor onderzoeken waar minder dan 15 deelnemers aan hebben deelgenomen. Ook worden er, zonder vooraf schriftelijke toestemming van de betrokkene, geen individuele dossiers toegestuurd.

Behandelteam

De verzuimbegeleiding van 1voud Arbo vindt plaats in de vorm van een Behandelteam. Een Behandelteam bestaat uit een casemanager en een externe bedrijfsarts. Elk teamlid heeft zijn eigen specifieke taken bij de verzuimbegeleiding en re-integratie van de medewerkers in de organisatie. De toegang tot het (medisch) dossier van de medewerkers is ook afhankelijk van de taken die het betreffende lid van het Behandelteam heeft. Zo heeft de bedrijfsarts toegang tot alle informatie en documenten, maar heeft de verzuimmanager alleen toegang tot die documenten die hij/zij specifiek nodig heeft voor de taken en die geen medische informatie bevatten. Leden van het Behandelteam mogen aan de werkgever alleen die informatie verstrekken die hij nodig heeft voor het uitvoeren van de re-integratietaken en het vaststellen van de loondoorbetalingsplicht tijdens ziekte. Voor alle andere informatie is de nadrukkelijke toestemming van de werknemer nodig.

Hoe vaak is er overleg?
Over de frequentie van het overleg maken we bij aanvang van een samenwerking verdere afspraken. Meestal hebben we een keer per half jaar of jaarlijks een evaluatie-overleg met de OR, maar dit hangt af van de wensen van de OR.

Thema-overleg
Soms komt het voor dat er aanvullend op het reguliere overleg nog een themagericht overleg is. Bijvoorbeeld naar aanleiding van wetgeving, actualiteit of een gewenst specifiek thema. We stellen dan van tevoren samen een agenda op. Onderwerpen die aan de orde kunnen komen zijn:

• ontwikkelingen binnen het ziekteverzuim;
• bijzonderheden vanuit ons netwerk van vaste samenwerkingspartners;
• de teamsamenstelling van 1voud Arbo;
• de mogelijkheden van (nieuwe) dienstverlening.

Privacy-wetgeving
Informatie-uitwisseling over individuele verzuimgevallen vindt alleen rechtstreeks plaats met de vaste contactpersoon van de werkgever. Hierover doet 1voud Arbo geen uitspraken richting de OR. Ook in de berichtgeving naar de werkgever toe houden we uiterst zorgvuldig rekening met de Wet AVG. Contactgegevens van de voorzitters van de ondernemingsraden van relaties worden bij ons apart geregistreerd. Zoals wettelijk is voorgeschreven worden zij ook op de hoogte gesteld van bijvoorbeeld rapportages vanuit een uitgevoerde Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E), Preventief Medisch Onderzoek (PMO) of aanvullende onderzoeken (als bijvoorbeeld klimaatonderzoeken).   

Trainingen en workshops
1voud Arbo biedt de mogelijkheid om de OR aanvullend te adviseren. Zo kunnen we bijvoorbeeld een  informatiemarkt voor OR organiseren of trainingen en workshops verzorgen. 

Wil je weten over wat we kunnen betekenen voor jouw OR?